Politique de confidentialité

Gray Collection, ses filiales et les entités dans lesquelles il a une participation, y compris les hôtels, les restaurants et les spas qui font partie du portefeuille de marques pour lesquelles il fournit des services d’exploitation ou de gestion (collectivement, le « Gray Collection », « nous », « notre » et « nos ») s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

La présente politique de protection des renseignements confidentiels (la « Politique ») décrit comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, que ceux ci aient été recueillis au moment où vous avez utilisé notre site Web, vous êtes abonné à notre infolettre, avez séjourné dans un de nos établissements, avez participé à un de nos événements, avez visité un de nos restaurants ou de nos spas, ou en raison de votre statut de client ou de partenaire du Gray Collection. La présente Politique explique également comment vous pouvez consulter et rectifier, au besoin, les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet, et la façon dont les témoins sont utilisés sur notre site Web.

En visitant le présent site Web ou en créant un compte au moyen du présent site Web (collectivement, le « Site Web »), en communiquant avec nous ou en acceptant de recevoir des courriels de la part du Gray Collection, vous acceptez les modalités et les conditions de la présente Politique.

La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers. Gray Collection n’est donc pas responsable de leurs politiques, de leurs procédures ou de leurs pratiques en matière de protection de la confidentialité.

1. Collecte de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons, entre autres lorsque vous saisissez des renseignements sur notre Site Web, effectuez une réservation, créez un compte, postulez un emploi, communiquez avec nous par téléphone ou par courriel, ou publiez du contenu sur nos comptes de médias sociaux. Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom et votre prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre curriculum vitae, votre nom d’usager et votre mot de passe. Si vous décidez de ne pas nous communiquer des renseignements personnels dont nous avons besoin, vous pourriez ne pas pouvoir accéder à certaines parties du Site Web.

Nous recueillons également des données lorsque vous visitez notre Site Web, comme votre adresse IP, la date, l’heure et la durée de vos visites, ainsi que les pages que vous avez consultées. Comme la plupart des sites Web commerciaux, notre Site Web utilise des témoins. Il s’agit de fichiers qui sont installés sur le disque dur de votre ordinateur ou sur votre navigateur Web pour recueillir des renseignements, comme votre langue de préférence, votre historique de navigation ainsi que le type et la version de votre navigateur, et dont l’objectif est d’optimiser votre expérience sur notre Site Web. Nous utilisons des témoins pour compiler des données agrégées sur le trafic du site et sur les interactions avec celui-ci en vue d’améliorer l’expérience offerte par le site et les outils qui s’y trouvent. Des tiers en qui nous avons confiance (comme Google Analytics, Facebook et/ou Instagram) peuvent également recueillir ces données pour nous. Ces témoins ne peuvent être utilisés pour extraire des renseignements personnels. Vous pouvez faire en sorte que votre ordinateur vous avertisse à chaque envoi de témoin, ou encore désactiver tous les témoins. Toutefois, la désactivation des témoins sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le Site Web.

Le traitement de vos renseignements personnels repose juridiquement surtout sur le fait que nous en avons besoin pour offrir le Site Web, et qu’il sert nos intérêts légitimes, lesquels sont expliqués plus en détail à la rubrique « Utilisation et communication des renseignements ». Nous nous réservons également le droit de traiter vos renseignements personnels avec votre consentement, que nous vous demanderons en temps opportun.

2. Utilisation et communication des renseignements

Nous prenons des mesures pour que seuls les employés ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès.

Nous utilisons les renseignements que nous recueillons de différentes façons pour fournir le Site Web et exploiter notre entreprise, notamment aux fins suivantes :

- Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du Site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions, et fournir du soutien aux utilisateurs du Site Web;
- Pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences de nos utilisateurs, améliorer le Site Web, et créer de nouveaux produits et services et de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Pour ce faire, nous pouvons utiliser les services d’Adviso, dont vous pouvez consulter la politique de confidentialité à l’adresse https://www.adviso.ca/politique-de-confidentialite/;
- Pour vous transmettre des communications, sous réserve des lois applicables. Nous pouvons utiliser les services de MailChimp et/ou de GetResponse pour gérer notre infolettre et d’autres listes d’envoi. Vous pouvez consulter les politiques de confidentialité de ces fournisseurs de services aux adresses http://mailchimp.com/legal/privacy et https://www.getresponse.fr/email-marketing/legale/intimite.html (en anglais seulement);
- À toute autre fin permise ou requise par la loi.

Dans certaines circonstances, nous pouvons divulguer certains renseignements que nous avons recueillis auprès de vous :

- Au sein de notre famille d’entreprises, notamment à notre société mère, aux membres de notre groupe, à nos filiales, à nos divisions d’exploitation et à d’autres sociétés appartenant à la même entité que nous;
- À des tiers fournisseurs de service qui nous fournissent des services de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services (y compris, selon le cas, Synxis et/ou Booker et/ou OpenTable pour la prise de réservations en ligne. Vous pouvez consulter leurs politiques de confidentialité respectives aux adresses suivantes : https://www.sabre.com/about/privacy/ (en anglais seulement),https://www.booker.com/privacy-policy et https://www.opentable.com/legal/privacy-policy (en anglais seulement)). Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Aux autorités gouvernementales et aux organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement qui, à sa face même, semble légitime, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
- À l’acquéreur, au successeur ou au cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial, mais uniquement si le destinataire des renseignements personnels s’engage à respecter une politique de confidentialité dont les modalités sont essentiellement conformes aux modalités de la présente Politique.

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers, nous prenons des mesures raisonnables pour que les règles énoncées dans la présente Politique soient respectées, et ces tiers nous fournissent des garanties suffisantes concernant l’instauration de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Enfin, nous pouvons mettre à la disposition de tiers certains renseignements recueillis automatiquement, agrégés ou autrement non identificatoires pour différentes raisons, notamment : (i) à des fins de conformité à diverses obligations de déclaration; (ii) à des fins de commerce ou de marketing; (iii) pour aider ces tiers à comprendre vos intérêts, vos préférences et vos habitudes d’utilisation relativement à certains programmes, contenus ou services et/ou à certaines fonctionnalités du Site Web.

3. Conservation des renseignements

Vos renseignements personnels peuvent être stockés et traités dans tout pays où nous avons des installations ou dans lequel nous engageons des fournisseurs de services tiers. En utilisant le Site Web, vous consentez au transfert de renseignements dans des pays autres que votre pays de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par la présente Politique et, s’il y a lieu, nous respecterons les exigences du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») en protégeant adéquatement le transfert des renseignements personnels entre l’UE ou l’EEE et le pays tiers.

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité de tous renseignements que vous nous transmettez, et vous transmettez de tels renseignements à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Communication » ci dessous. Si nous prenons connaissance d’une violation de nos systèmes de sécurité, nous vous en informerons et nous le signalerons aux autorités compétentes conformément aux lois applicables.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Communication ».

4. Droits relatifs à vos renseignements personnels

Sur demande écrite et présentation d’une preuve d’identité, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander que les rectifications nécessaires y soient apportées, selon ce que la loi autorise ou prescrit. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

Dispositions précises applicables aux usagers européens

Veuillez noter que l’expression « renseignements personnels » est utilisée aux présentes comme équivalent à l’expression « données à caractère personnel » en vertu du RGPD et des autres lois européennes applicables sur la protection des données. Vous pourriez avoir des droits spécifiques en vertu du RGPD, notamment : (i) le droit de retirer votre consentement au traitement lorsque celui-ci est fondé sur le consentement; (ii) le droit d’accéder à vos renseignements personnels et à certains renseignements supplémentaires, sous certaines conditions; (iii) le droit de vous opposer au traitement illicite de données, sous certaines conditions; (iv) le droit à l’effacement de vos renseignements personnels, sous certaines conditions; (v) le droit de demander que nous limitions le traitement des renseignements personnels, sous certaines conditions, si vous croyez que nous avons outrepassé le fondement légitime du traitement, que le traitement n’est plus nécessaire, ou que vos renseignements personnels sont inexacts; (vi) le droit à la portabilité des renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sous certaines conditions; (vii) le droit de vous opposer aux décisions prises de façon automatisée dont vous subissez les conséquences juridiques ou d’une autre nature, sous certaines conditions; (viii) le droit de déposer une plainte auprès des autorités de protection des données. Pour en savoir plus sur les droits que vous confère le RGPD, consultez la page sur la protection des données de la Commission européenne à l’adresse suivante : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fr.

Aux termes du RGPD, Gray Collection agit autant comme « responsable du traitement » que comme « sous-traitant ». En tant que responsable du traitement, Gray Collection est responsable de protéger les données de ses clients lorsqu’ils utilisent directement ses services. En tant que sous-traitant, Gray Collection est responsable de protéger les données des usagers de ses partenaires et de ses clients lorsqu’ils transitent par ses systèmes.

5. Protection des renseignements personnels relatifs aux enfants

Le présent Site Web ne s’adresse pas aux mineurs de moins de 16 ans, et nous ne recueillons pas sciemment les renseignements personnels de mineurs de moins de 16 ans sans avoir obtenu le consentement de leurs parents. Si vous êtes âgé de moins de 16 ans, veuillez ne pas utiliser le Site Web ni y accéder à quelque moment ni de quelque façon que ce soit. Si nous découvrons que des renseignements personnels appartenant à des personnes âgées de moins de 16 ans ont été recueillis au moyen du Site Web sans le consentement préalable et vérifiable de leurs parents, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements. Si vous êtes le parent ou le tuteur d’un mineur de moins de 16 ans et que vous découvrez que votre enfant de moins de 16 ans a fourni des renseignements personnels, veuillez nous le signaler en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Communication » et nous demander que soient supprimés de nos systèmes les renseignements personnels de ce mineur.

6. Mise à jour

Consultez périodiquement cette page pour connaître les changements apportés à la présente Politique, que nous nous réservons le droit de mettre à jour lorsqu’il y a lieu. Si nous modifions la présente Politique, nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le Site Web, indiquerons la date de la dernière révision et respecterons les lois en vigueur. En continuant d’utiliser le Site Web après l’entrée en vigueur de la version modifiée de la présente Politique, vous indiquez que vous avez lu et compris la version actuelle de la présente Politique et que vous l’acceptez.

7. Communication

Pour poser des questions ou formuler des commentaires au sujet de la présente Politique ou de vos renseignements personnels, soumettre une demande d’accès ou de rectification, exercer tout droit applicable, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par la poste ou par courriel aux coordonnées suivantes :

Gray Collection
Responsable de la protection des renseignements personnels
200-425, rue Saint-Jean-Baptiste
Montréal (Québec) H2Y2Z7
info@graycollection.com